Projektänderung
ALLGEMEIN
Die Änderungsanträge müssen nicht alle Details der Änderung enthalten, sondern nur eine kurze Beschreibung mit ausreichender Begründung. Nach Öffnen des Antragsformulars muss die Änderung im eMS erfasst werden. Das Monitoring System speichert frühere Versionen in der "Projektgeschichte" und das GS kann die geänderte Version mit der vorherigen vergleichen. Wenn Belege erforderlich sind, sollten diese grundsätzlich in die modifizierte Version des Antragsformulars hochgeladen werden. Bitte wenden Sie sich mit der Frage, ob und welche Belege erforderlich sind, an das GS. Obwohl es in neueren Versionen von eMS im Änderungsantrag selbst eine Upload-Möglichkeit gibt, konsultieren Sie sich bitte das GS, bevor Sie dort eine große Menge an Dokumenten hochladen.
Bitte beachten Sie, dass sich die Änderungen nur auf die Berichte auswirken, die nach deren Genehmigung geöffnet werden. Alle Berichte sind mit derjenigen Antragsversion verknüpft, die bei ihrem Öffnen gültig war. Wenn Sie einen Bericht öffnen, zeigt eMS eine Warnung an, wenn er mit einer früheren Antragsversion verknüpft ist.
Projekte, bei denen gerade eine Änderung im Gange ist, werden in der aktuell gültigen Version geöffnet. Oben auf der Seite wird ein Warnhinweis angezeigt, der auf die gespeicherte Änderungsversion verweist, die für Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen zugänglich ist.
Hinweis auf die Programmhandbücher
Implementierungshandbuch 4.3
Wenn die finanzielle Abwicklung auf Ebene der Berichtsperioden vom Plan abweicht, ist keine Änderung des Antragsformulars nötig. Bitte weisen Sie auf die Verzögerung, auf die aufgetretenen Schwierigkeiten und auf die möglichen Lösungen im Partner- und/oder Projektbericht hin.
Hinweis auf die Programmhandbücher
Implementierungshandbuch 4.6.1
BUDGET / UMSCHICHTUNG ZWISCHEN BUDGETKATEGORIEN
Das Modifizierungsverfahren ist einfach. Wenn es eine ausreichende Rechtfertigung dafür gibt und der Inhalt des Projekts grundsätzlich nicht geändert wird, nur eine Umschichtung zwischen den Budgetlinien erforderlich ist, stellen Sie einfach einen Änderungsantrag (oder wenn Sie nicht der LP sind, bitten Sie Ihren Lead Partner dies zu tun). Liefern Sie eine kurze Darstellung und Begründung der Änderung. Das Antragsformular wird daraufhin vom GS geöffnet, und der LP kann die notwendigen Änderungen vornehmen. Nach Speicherung und Übermittlung erfolgt die Prüfung durch das GS. Nach der Genehmigung wird die FLC die aktuelle Version des Antragsformulars sehen.
Wenn die Umschichtungen zwischen den Budgetlinien einen kumulierten Wert von 10% des gesamten Projektbudgets erreichen, hat das GS die Genehmigung der Verwaltungsbehörde zur Änderung einzuholen. Wenn die kumulierten Modifikationen 20% des gesamten Projektbudgets erreichen, muss dies vom Begleitausschuss genehmigt werden. Nach erfolgter Genehmigung der Änderung durch den BA wird der "Zähler" auf 0% zurückgesetzt.
Hinweis auf die Programmhandbücher
Implementierungshandbuch 4.5.2
BUDGET / UMSCHICHTUNG INNERHALB EINER BUDGETKATEGORIE
Wenn die tatsächlichen Ausgaben für bestimmte Budgetposten geringer als geplant und für andere höher sind, aber keine Umschichtung zwischen den Budgetlinien erforderlich ist, muss kein Modifizierungsantrag eingereicht werden. Gleiches gilt für die Änderung in der Spezifikation einer Dienstleistung oder Ausrüstung, sofern diese dem genehmigten Kerninhalt des Projektes weiterhin entspricht und zur Erreichung der projektspezifischen Ziele und Kernoutputs beiträgt. Grundsätzlich ist die FLC in der Lage und auch befugt zu entscheiden, ob eine solche Modifizierung mit den Projektzielen in Einklang ist oder nicht. Ist dem so, können die einschlägigen Ausgaben anerkannt werden.
Hinweis auf die Programmhandbücher
Implementierungshandbuch 4.2
BUDGET / PERSONALKOSTEN
Wenn ein Mitarbeiter die Arbeit für das Projekt beendet, muss das Enddatum seiner Beschäftigung (für das Projekt) im Personalkosten-Datenblatt vermerkt werden. Tragen Sie den neuen Mitarbeiter auf dem Personalkosten-Datenblatt ein (die vorigen Zeilen dürfen dabei nicht gelöscht werden). Fragen Sie den RK/die FLC bzgl der anzuwendenden Methode zur Abrechnung der Personalkosten. Sie müssen das Partnerbudget in eMS nicht unbedingt ändern.
Hinweis auf die Programmhandbücher
Implementierungshandbuch 4.5.3
Es wird dringend empfohlen, die gewählte Methode für die Abrechnung der Kosten der einzelnen Mitarbeiter für die gesamte Projektdurchführung beizubehalten. Gerechtfertigte Änderungen sind jedoch in folgenden Fällen möglich:
- Wechsel zwischen Vollzeitbeschäftigung und einer Teilzeitbeschäftigung mit einem festen Prozentsatz
- Anwendung eines anderen Prozentsatzes innerhalb des Systems Teilzeitbeschäftigung mit festem Prozentsatz
- Ersatz eines Mitarbeiters
Es ist nicht zulässig zwischen Teilzeit mit festem Prozentsatz und Teilzeit mit einer flexiblen Stundenzahl zu wechseln.
Hinweis auf die Programmhandbücher
Förderfähigkeitshandbuch 5.1.3.2
Die gewählte Personalkosten-Abrechnungsmethode knüpft an die einzelnen Mitarbeiter an. Es stellt grundsätzlich kein Problem dar, wenn die Personalkosten eines neuen Mitarbeiters nach einer anderen Methode abgerechnet werden. Bitte tragen Sie die Daten des neuen Mitarbeiters in das Personalkostenblatt ein. Das Partnerbudget muss im eMS nicht unbedingt geändert werden.
Hinweis auf die Programmhandbücher
Förderfähigkeitshandbuch 5.1.3.2