Vertragserstellung

In dem Vertragsvorbereitungsgespräch werden die vor Vertragsabschluss anfallenden Aufgaben besprochen und Informationen zu den wichtigsten Regeln und Erwartungen zur Projektumsetzung geliefert.

Das persönliche Treffen zwischen Projekt- und Programmvertretern trägt auch zum besseren Verständnis der an die Umsetzung des Projektes anknüpfenden Absichten der Partner und zur Klarstellung der Erwartungen des Programmes bei. Nach dieser Klarstellung kann in einigen Fällen auch eine geringfügige Anpassung des Antragsinhaltes notwendig sein, was darauf abzielt, eine fehlerfreie Implementierung und Berichtslegung vorzubereiten.

Worum es dabei üblicherweise geht, ist die Struktur der Ziele des Projekts, insbesondere die Kernoutputs (die die direkteste Verbindung zwischen Projekt und Programm herstellen), ferner die Detailoutputs und die Zielgruppen. Der Informationsaustausch und die ggfls. erforderlichen geringfügigen Anpassungen und Abklärungen dienen dem Zweck, dass die Projektträger die Ergebnisse des Projektes in ihren Berichten einfach darlegen können.

In der Vertragsphase müssen die Projektträger das "Personalkosten-Datenblatt" "mit Angaben zu den im Projekt beschäftigten Personen nebst Angabe der gewählten Abrechnungsmethoden ausfüllen. Bitte konsultieren Sie vor der Festlegung der Abrechnungsmethode unbedingt Ihren RK. Manchmal stellt es sich bei dieser Konsultation mit dem RK (und über diesen indirekt mit der FLC) heraus, dass die von Ihnen ursprünglich gewählte Methode zur Personalkostenabrechnung in Ihrem Falle nicht geeignet ist.

Da die Möglichkeit eines Wechsels zwischen den verschiedenen Abrechnungsmethoden stark beschränkt ist, kann die ursprüngliche, auf dem Antragsformular markierte Variante spätestens vor Einreichen des ersten Berichtes mit Personalkostenabrechnung für die besagte Person geändert werden. Befolgen Sie daher zur Vermeidung der späteren Komplikationen bei der Berichtslegung den Rat Ihres RK!

Ungarische Projektpartner, denen aufgrund der Regierungsverordnung 126/2016 eine Vorauszahlung von bis zu 50% oder bis zu 100% ihrer EFRE-Finanzierung zusteht, müssen gemäß der Verordnung für jedes Projekt, an dem sie beteiligt sind, ein eigenes HUF-Konto eröffnen.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Ung. Regierungsverordnung 126/2016

Nein, um den automatischen Finanzierungsbeitrag der ungarischen Regierung zu erhalten (je nach Organisation 10% oder 15% des Partnerbudgets), ist es in der Regierungsverordnung 126/2016 nicht vorgeschrieben, separate EUR-Konten zu eröffnen.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Ung. Regierungsverordnung 126/2016

Einerseits müssen sich die Projektträger bereits in der Einreichphase im Klaren darüber sein, dass das Genehmigungs- und das Vertragsabschlussverfahren zeitaufwändig ist, und insbesondere, dass die erste Auszahlung aus dem EFRE-Fonds nicht prompt stattfindet. Bei der Festlegung der Projektlaufzeit sollte dies berücksichtigt werden.

Es ist der Fall, dass manche Projektpartner eine größere finanzielle Stabilität aufweisen und in der Lage sind die Umsetzung des Projektes vorzufinanzieren, während andere stärker auf die unterzeichneten Verträge angewiesen sind. Dessen ungeachtet liegt es in der Verantwortung des LP (und aller anderer Partner), das Projekt rechtzeitig zu koordinieren, um eine gemeinsame Projektumsetzung und gemeinsame Ergebnisse sicherzustellen!

Was die Verlängerung der Projektlaufzeit angeht, empfiehlt die VB, darüber erst in der Schlussphase des Projekts zu entscheiden, nachdem es erkennbar ist, ob und welche Verlängerung tatsächlich notwendig ist. Dies kann bei einem verzögerten Projektstart (aus welchen Gründen auch immer) zeitnah oft noch nicht richtig eingeschätzt werden.