Projektumsetzung

Gemäß Artikel 125 Absatz 4 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 müssen die Begünstigten für alle Finanzvorgänge im Rahmen eines Vorhabens entweder ein separates Buchführungssystem oder einen geeigneten Buchführungscode verwenden.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 3.1

Der Förderzeitraum für die Ausgaben innerhalb des Projekts beginnt im Allgemeinen mit dem Beginn der Projektumsetzung. Der Projektstart darf nicht vor dem Datum der Einreichung des Projektantrages liegen.

Aus der Zeit vor dem Projektstart sind nur die an die Vorbereitungsphase anknüpfenden Kosten förderfähig, d. h. entweder eine Pauschale von 5000 € oder ggfls. die tatsächlichen Kosten bei Infrastrukturprojekten.

Bitte beachten Sie, dass die Rechtsgrundlage (die Bestellung) und die Leistung in der Implementierungsphase erfolgen müssen (zwischen dem im Antragsformular angegebenen Projektstart und dem Projektende). Eine Ausnahme stellen die realkostenbasierten Vorbereitungskosten von Infrastrukturprojekten dar, bei denen die Rechtsgrundlage (Bestellung) frühestens mit Beginn des Arbeitspaketes Vorbereitung datiert werden darf.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Handbuch für Antragsteller 1.3, Förderfähigkeitshandbuch 3.5 und 3.6

Der förderfähige Zeitraum endet spätestens am 31. Dezember 2022.

Auf Projektebene endet der förderfähige Zeitraum 2 Monate nach dem im Antragsformular angegebenen Projektende. Das bedeutet, dass die Dienstleister nach Abschluss der Projektumsetzung noch weitere zwei Monate Zeit haben, um ihre Rechnungen auszustellen und der Begünstigte um diese zu zahlen sowie die Personalkosten zu begleichen. Bis zum Ende des zweiten Monats müssen alle Zahlungen erfolgt sein.

Wenn es hinreichend begründet werden kann, dass die projektspezifischen Ziele bzw. die Kernoutputs ohne Verlängerung der Projektlaufzeit nicht erreicht werden könnten, kann mindestens 1 Monat (vorzugsweise jedoch 2 bis 3 Monate) vor Projektende ein Verlängerungsantrag gestellt werden, der der Genehmigung durch die Verwaltungsbehörde bedarf.

Weder der Endtermin für die Umsetzung des Projektes noch der Förderzeitraum (einschließlich der zusätzlichen zwei Monate für die Erledigung der Zahlungen) können über den 31. Dezember 2022 hinaus verlängert werden.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Handbuch für Antragsteller 1.3, Förderfähigkeitshandbuch 3.5, Implementierungshandbuch 4.6.3

Gemäß Artikel 71 der Verordnung (EU) 1303/2013 dürfen bei geförderten Projekten, die Investitionen in die Infrastruktur oder produktive Investitionen beinhalten, nach der Abschlusszahlung an den Begünstigten fünf Jahre lang keine wesentlichen Veränderungen vorgenommen werden, die erhebliche Auswirkungen auf Art oder Inhalt des Projekts haben. Die Verwaltungsbehörde muss unverzüglich über jede wesentliche Änderung in der Art, der Ziele oder der Durchführungsbestimmungen des Projektes (z. B. Übertragung auf eine andere juristische Person, Einstellung der Geschäftstätigkeit) informiert werden. Zwar sollen die Begünstigten generell die bestmögliche Dauerhaftigkeit der Projektergebnisse anstreben, die obige spezifische Anforderung betrifft jedoch nur Projekte, in denen Investitionen in die Infrastruktur oder produktive Investitionen realisiert werden.
Darüber hinaus dürfen die Projektergebnisse innerhalb von fünf Jahren ab der Abschlusszahlung an den Begünstigten nicht verkauft oder zweckentfremdet werden.

Hinweis auf die Programmhandbücher

EFRE VErtrag §17, Art. 71 der VO 1303/2013/EU

Über die Länge der Berichtsperioden, die bereits im Antrag anzugeben ist, entscheidet die Projektpartnerschaft. Der Pflicht zur Berichtslegung ist jährlich mindestens einmal nachzukommen, das Programm empfiehlt jedoch nicht mehr als drei Berichtsperioden pro Jahr zu etablieren.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Handbuch für Antragsteller 2.5.3

Der inhaltliche Teil des Partnerberichtes ist auch sinngemäß auszufüllen, wenn der Partner in der betreffenden Berichtsperiode keine Ausgaben hatte.

Obwohl es möglich ist, dass einzelne Partner in einer besagten Berichtsperiode über keine Ausgaben Bericht erstatten, es wird jedoch davon ausgegangen, dass sie auch während dieser Zeit aktiv an der Arbeit der Partnerschaft teilnehmen. Diesbezügliche Rechnungen können auch zu einem späteren Zeitpunkt ausgestellt und bezahlt werden. Es ist auch möglich, dass einige Aktivitäten kostenlos oder von anderen Partnern finanziert durchgeführt werden. Wenn ein Partner aus irgendeinem Grund in einem bestimmten Zeitraum überhaupt keine Tätigkeiten ausgeübt hat, ist dies hinreichend zu begründen. Unabhängig davon, ob es sich bei dem Partnerbericht um einen so genannten "Nullbericht" handelt, muss der Bericht ausgefüllt und vom FLC zertifiziert werden.

Wir möchten darauf hinweisen, dass die Ausgaben der Partner zwar von der FLC bescheinigt werden, die jeweiligen Partner sollen jedoch auch selber die Umsetzung des in ihrer Verantwortung liegenden Projektteils kontrollieren.
 
Der inhaltliche Teil des Partnerberichts ist auch für den LP bei der Erstellung des Projektberichtes eine wichtige Informationsquelle.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Implementierungshandbuch 3.3.1

Die Budgetkategorie „Reise- und Unterbringungskosten“ bezieht sich auf die einschlägigen Ausgaben in Verbindung mit den Mitarbeitern der Partnerorganisationen. Wenn ein PP für die Zielgruppe des Projekts veranstaltete Reisen organisiert, ist dies in der Budgetlinie für externe Expertise und Dienstleistungen auszuweisen. In solchen Fällen sollte grundsätzlich ein Reiseanbieter gemäß den auf die Kostenkategorien bezogenen Förderfähigkeitskriterien ausgewählt werden (inkl. dem Nachweis des Marktpreises gemäß den relevanten Schwellenwerten). Die Projektpartner haben keine Möglichkeit einzelnen Teilnehmern den Preis ihrer Fahrkarten oder die gefahrenen Kilometer zu erstatten.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.3.1

Über die im Rahmen des Projekts aufgetretenen Ausgaben soll grundsätzlich in jener Periode Bericht erstattet werden, in der sie getätigt wurden. Sollte dies jedoch aus irgendeinem Grund nicht erfolgt sein, so können diese Ausgaben auch in dem Bericht einer späteren Periode ausgewiesen werden.
Ähnlich ist es, wenn eine Ausgabe von der FLC (z. B. wegen formal fehlender Dokumentation) nicht zertifiziert und somit "zurückgestellt" wird ("sitting duck"). Solche Rechnungen gehen für das Projekt nicht "verloren”. Wenn der Partner die Zweifel der FLC in späterer Folge beseitigen kann, so kann die besagte Position zusammen mit den Ausgaben eines nachfolgenden Berichts überprüft werden.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Implementierungshandbuch 3.3.10

Die zur Wahrnehmung von Kontrollaufgaben bestimmten Stellen (First Level Control - FLC) sind
in Österreich

• Burgenland: Regionalmanagement Burgenland
• Niederösterreich: Amt der NÖ Landesregierung
• Steiermark: Amt der Stmk. Landesregierung
• Wien: Stadt Wien, MA 27

in Ungarn

• Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft.

Die FLC ist verpflichtet, jede einzelne Aktivität und Rechnung auf Übereinstimmung mit den Förderfähigkeitskriterien und mit dem genehmigten Inhalt des Projektantrages zu überprüfen.

Wenn die FLC der Ansicht ist, dass die konkrete praktische Umsetzung einer Aktivität keine Projektrelevanz hat, besteht für sie die Möglichkeit die einschlägigen Ausgaben nicht zu bestätigen.

Andererseits ist es auch möglich, dass eine Aktivität, die im Antragsformular nicht ausdrücklich erwähnt wird, erforderlich ist, um einzelne Projektziele zu erreichen, oder sie kann auch einen klaren Mehrwert hinsichtlich dieser Ziele innehaben. Hier hat die FLC die Möglichkeit, anknüpfende Ausgaben nach eigenem Ermessen zu zertifizieren (vorausgesetzt, die sonstigen Förderfähigkeitskriterien wie das Vorliegen der notwendigen Belegunterlagen, ausreichend verfügbare Finanzmittel usw. sind erfüllt).

Die Projektpartner sehen in der Berichtsübersicht, wann der Bericht von der FLC zertifiziert wurde, sie sehen auch Korrekturen und in der Ausgabenliste den zertifizierten Betrag. Das Zertifikat ist für den PP (mit seinen Benutzerrechten) als gedrucktes/gescanntes/hochgeladenes Dokument derzeit nicht verfügbar. Aus Sicht des Programms ist dies nicht erforderlich, da der LP trotzdem Zertifizierungen in den Projektbericht aufnehmen kann.

Um eine ordnungsgemäße Rückzahlung der Vorauszahlungen gemäß dem einschlägigen Vertrag zu gewährleisten, müssen ungarische Begünstigte der FLC ihre EFRE-Auszahlungen auf dem Formular "Erklärung über anerkannte und erstattete Ausgaben" deklarieren. Die Rückzahlungsbeträge und die einschlägigen Fristen werden aufgrund dessen festgelegt.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Leitlinien für die Abrechnung für ungarische Projektpartner

Die allgemeinen Anforderungen an die Dokumentation des Prüfpfads sind je nach Kostenkategorie abweichend und unterscheiden sich auch z.B. je nach gewählter Abrechnungsmethode für die Personalkosten oder nach dem Wert der Beschaffung. Die einschlägigen Mindestanforderungen des Programms finden Sie in den entsprechenden Abschnitten des Förderfähigkeitshandbuchs. Bitte suchen Sie nach den Stichwörtern: " Specifications, reporting and audit trail” (Spezifikationen, Berichtslegung und Prüfpfad")

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.1.3.1, 5.1.4.2, 5.2.3, 5.3.3, 5.4.3, 5.5.3, 5.6.3

Rechnungen oder gleichwertige Buchhaltungsunterlagen sollten grundsätzlich folgende Angaben enthalten:

• Name des Programms
• Projektnummer
• Projektakronym

Rechnungskopien und E-Rechnungen können nur dann zur Kontrolle vorgelegt werden, wenn die Originalrechnung zumindest zwei der oben genannten drei Kriterien aufweist. Sonst muss die Kontrolle auf der Originalrechnung basieren und die FLC diese mit einem Stempel entwerten.

Die oben genannten Regeln schließen Rechnungen (oder gleichwertige Buchhaltungsunterlagen) nicht aus, die die aufgelisteten Kriterien nicht aufweisen, in solchen Fällen muss jedoch der FLC die Originalrechnung vorgelegt werden, die sie mit einem Stempel entwertet (bei elektronischen Rechnungen oder Kopien besteht diese Möglichkeit nicht).

Anders formuliert, wenn die elektronische Rechnung (die gleichwertigen Buchhaltungsunterlagen) oder die Kopie zwei der oben genannten drei Kriterien aufweist, muss sie vom FLC akzeptiert werden.

Darüber hinaus gelten natürlich auch die auf Rechnungen bezogenen Anforderungen des nationalen Rechtes.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 3.4

Wenn ein Teil eines Projekts durch ein anderes Projekt (in einem anderen Programm) finanziert wird, müssen sobald möglich ein nachvollziehbarer Zuweisungsschlüssel und (falls zutreffend) eine nachvollziehbare Berechnungsmethode einschließlich einer stichhaltigen Begründung für die geteilte Finanzierung vorgelegt werden. Bei großen Infrastrukturprojekten müssen diese Informationen auch schon im Projektantrag enthalten sein. Sind die geteilten Kosten von geringerem Umfang (z. B. gemeinsame Veranstaltungen oder Publikationen), dann ist die Berechnungsmethode zusammen mit dem Partnerbericht vorzulegen.

Als Anlage zum Antrag müssen alle Partner eine Liste aller (eingereichten und genehmigten) nationalen und EU-finanzierten Projekte vorlegen, die sie während der Projektlaufzeit umsetzen. Bei Änderungen (wenn neue Projekte hinzukommen), ist die Liste zu aktualisieren. Für größere Organisationen wie Universitäten oder öffentliche Einrichtungen ist es ausreichend, die Informationen auf der Ebene der an dem Projekt beteiligten Abteilung(en) zu liefern.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 3.2.1

Im Interreg-Programm Österreich-Ungarn dürfen die Projektpartner im Zusammenhang mit dem Projekt nicht als Vertragspartner auftreten. Die Projektpartner dürfen einander keine Rechnungen für Ausgaben legen.

Daher gelten Sonderregeln, wenn ein Partner im Namen der anderen Partner handelt, und im Projekt gemeinsame Ausgaben für Detailoutputs (Deliverables) entstehen (z. B. Konferenzen, Website, Projektmanagement, Erbringen von Dienstleistungen, Herstellung von Produkten oder Leistung von Arbeit usw.), die auch von anderen Projektpartnern verwendet werden.

Wenn Rechnungen von Partnern gemeinsam getragen werden, ist von ihnen eine schriftliche Vereinbarung vorzubereiten, der die zuständige FLC im Vorhinein zuzustimmen hat (auch das GS ist zu informieren). Diese FLC bestätigt dann den Gesamtwert und die Partner zahlen ihren Anteil an den Partner, der die Rechnung ursprünglich beglichen hat.

Die gemeinsame Durchführung eines Vergabeverfahrens durch zwei oder mehr Partner hat im Einklang mit Art. 38 und 39 der Richtlinie 2014/24/EU zu erfolgen.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 3.2.2

In Verbindung mit Reisekosten sind dem Controller folgende Unterlagen vorzulegen:

1. Genehmigung der Reise des betreffenden Mitarbeiters unter Angabe des Reisezieles und des Beginns und des Endes der Dienstreise;
2. Belege zu den Ausgaben/Nachweis der stattgefundenen Dienstreise (z. B. Rechnung des Reisebüros, Flug- oder Bahnticket, Bordkarte);
3. Unterlagen über die Erstattung der vom Mitarbeiter getragenen Kosten, entweder auf Diätengrundlagen oder auf Basis der tatsächlichen Kosten, gemäß der internen Regelung der begünstigten Organisation. Wenn die Abrechnung auf Realkostenbasis erfolgt, müssen alle Kostenbelege vorgelegt werden (z. B. Bus- oder U-Bahn-Tickets, Quittungen über das Essen, usw.).
4. Bei Reisen mit dem Auto (entweder mit dem eigenen Pkw. des Mitarbeiters oder mit dem Dienstwagen) Fahrtkostenkalkulation nebst Angabe der zurückgelegten Strecke; Kosten pro Einheit gemäß den nationalen oder institutionellen Regelungen und Gesamtkosten;
5. sonstige Belege zur Dienstreise (z. B. Einladung, Tagesordnung);
6. Nachweis der Zahlung der direkt vom Begünstigten gezahlten Kosten und/oder Nachweis von deren Erstattung an den Mitarbeiter (z. B. Auszug aus einem zuverlässigen Buchführungssystem des Begünstigten, Kontoauszug).

Im Hinblick auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung ist das kostengünstigste Transportmittel zu verwenden.

Die Dauer der Dienstreise muss ihrem Zweck angepasst sein.

Die Tagegelder haben den nationalen und internen Regelungen des Begünstigten zu entsprechen, dürfen jedoch den in der einschlägigen Verordnung des Europäischen Rates festgelegten Betrag nicht überschreiten.

Reise- und Unterbringungskosten außerhalb der Programmregion müssen entweder ausdrücklich im genehmigten Projektantrag vorgesehen sein oder sonst vorher von der VB/vom GS genehmigt werden.

Reise- und Unterbringungskosten von externen Sachverständigen und Dienstleistern können nur in der Kostenkategorie „Externe Expertise und Dienstleistungen” erstattet werden.

Bei der Vergütung von Diäten muss eine Kürzung vorgenommen werden, wenn die betreffenden Kosten gemäß den internen Regelungen der Organisation teilweise von Dritten getragen wurden.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.3.3

Grundsätzlich haben die Begünstigten die für die Dienstreisen gewählte Reisemethode und die Route zu begründen. Die damit verbundenen Reise- und Unterbringungskosten haben dem Projektinhalt angemessen zu sein. Gleichzeitig wird auch von der FLC eine gewisse Flexibilität erwartet. Das Programm schlägt vor, dass sich der Prüfaufwand an der Höhe der besagten Ausgaben orientiert.

Die Genehmigung der Dienstreise kann auch nach der Reise erfolgen, sofern dies aus Hinsicht der Organisation des Projektpartners akzeptabel ist.

Das Programm bietet keine allgemeinen Richtwerte für wirtschaftliche Reise- und Unterbringungskosten. Verfügt die betroffene Projektpartnerorganisation jedoch über allgemein gültige interne Regelungen zu Grenzwerten für Unterbringungs- und/oder Reisekosten oder gibt es nationale/regionale Vorschriften dazu, sollte sich die FLC auf diese stützen. Derartige Richtwerte können zu einer vereinfachten Berichtslegung und Kontrolle der Reise- und Unterbringungskosten beitragen.

Über die Kalkulation des Pauschalbetrages auf Basis der direkten Kosten hinaus sind dem Controller keinerlei Unterlagen zu den Büro - und Verwaltungskosten vorzulegen, und er muss bei dieser Art Kosten auch nichts überprüfen (auch nicht eine eventuelle Doppelfinanzierung oder ob der Betrag den Grundsätzen der Sparsamkeit, Effizienz und Effektivität entspricht),

Zur Berechnung der Büro- und Verwaltungspauschale sind nur die zertifizierten Personalkosten nötig.

Die in der Kostenkategorie Büro- und Verwaltungsausgaben (5.2.1 a-l) aufgelisteten Kosten können nicht in einer anderen Kostenkategorie erstattet werden, auch wenn der Projektpartner sich dazu entschließt die Büro- und Verwaltungsausgabenpauschale nicht in Anspruch zu nehmen.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.2.3 und 5.2.1

Reise- und Unterbringungskosten für externe Sachverständige, Redner, Vorsitzende von Sitzungen und Dienstleister sind in der Budgetlinie „Externe Expertise und Dienstleistungen” förderfähig. Die Frage der Deckung der Reisekosten ist im Vertrag oder in der schriftlichen Vereinbarung über die zu erbringenden Leistungen zu behandeln.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.4.1.n (5.3.3.1.g)

Externe Expertise und Dienstleistungen werden von öffentlichen oder privaten Einrichtungen oder einer natürlichen Person außerhalb der begünstigten Organisation erbracht. Die Kategorie" Externe Expertise und Dienstleistungen" umfasst Kosten, die aufgrund von Verträgen oder schriftlichen Vereinbarungen sowie gegen Rechnung oder Erstattungsanträge an externe Sachverständige und Dienstleister gezahlt werden, die mit der Durchführung bestimmter Aufgaben oder Tätigkeiten in direktem Zusammenhang mit der Implementierung des Projektes beauftragt wurden.

Die Liste der in dieser Kategorie in Frage kommenden Dienstleistungen und die Einzelheiten zu den erforderlichen Unterlagen sind im Förderfähigkeitshandbuch enthalten.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.4

Der Wert einer geplanten Beschaffung ist zu schätzen, um feststellen zu können, welches Verfahren anzuwenden ist. Wenn z.B. der geschätzte Auftragswert unter dem nationalen Schwellenwert für öffentliche Vergabe liegt, sind zum Nachweis des Marktwertes über 5000 € die Programmregeln anzuwenden. Bei Beschaffungen über dem Schwellenwert für öffentliche Vergabe sind die einschlägigen nationalen Gesetzes anzuwenden. Wenn der nationale Schwellenwert überschritten wird, muss die Schätzung des Beschaffungswertes dokumentiert werden. Es ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, es kann jedoch sinnvoll sein, auch für Werte nahe dieses Schwellenwertes eine Dokumentation anzulegen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie vorgehen sollen, müssen Sie ggfls. einen Experten für öffentliche Vergabe beauftragen.

Dem Bericht, in dem die vom Experten für öffentliche Vergabe ausgestellte Rechnung enthalten ist, sind die auf die Beschaffung bezogenen Dokumente (als Leistungsnachweis) beizufügen. In diesem Fall muss die Beschaffungsdokumentation nicht erneut mit der Rechnung für die Dienstleistung oder Ausrüstung eingereicht werden.

Unter 5 000 € netto (exkl. USt.) sind keine weiteren Unterlagen erforderlich, der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung ist aber einzuhalten. Werden von den Controllern Mängel festgestellt, können von ihnen zusätzliche Unterlagen oder Nachweise verlangt werden (z. B. Internetrecherche, Marktrecherche, Best Practice Nachweis aufgrund von Screenshots oder andere Formen der Dokumentation.) Beachten Sie, dass die Beschaffung nicht künstlich aufgeteilt werden darf, um den Schwellwert von 5 000 € zu umgehen.

Über 5 000 € netto (exkl. USt.) müssen die Begünstigten entsprechende Marktrecherchen durchführen und dokumentieren (z. B. durch Einholen von mindestens drei unabhängigen Angeboten, die unter Verwendung zentraler elektronischer Beschaffungsdienste angefordert werden). Wird der Bestanbieter anhand von genauen Zuschlagskriterien ausgewählt, so sind diese Kriterien vorzulegen, andernfalls muss der preislich günstigste Bieter genommen werden. Wird später eine ähnliche Dienstleistung unter denselben Bedingungen wie zuvor bestellt, kann auf die Einholung von Vergleichsangeboten verzichtet werden, wenn der Marktpreis in den letzten 36 Monaten zumindest einmal überprüft wurde.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.4.3.2.b.a und b.b, 5.5.3.2.b.a und b.b

Nein, bei Beschaffungen unter 5 000 € (exkl. USt.) ist ein Nachweis der Angemessenheit des Preises nicht in jedem Fall erforderlich.

Unter 5 000 € netto (exkl. USt.) ist es nicht verpflichtend, der FLC Vergleichsangebote oder andere Unterlagen zum Nachweis der Angemessenheit des Preises vorzulegen. Insbesondere bei Standarddienstleistungen und Massenprodukten, bei denen öffentlich zugängliche Informationen zu den Marktpreisen vorliegen, kann die FLC die Ausgaben zertifizieren, ohne weitere Unterlagen zu verlangen.

Dies bedeutet natürlich nicht, dass der Begünstigte für das Projekt etwas Beliebiges zu egal welchem Preis kaufen kann, nur, weil der Einzelpreis unter netto 5 000 € liegt. Die Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung bedeutet, dass der Preis der Dienstleistung oder der Ausrüstung den allgemein gültigen Marktpreisen entsprechen muss. Vergleichbare frühere Einkäufe aus der Praxis der FLC oder des Begünstigten können zur Zertifizierung der Ausgaben ausreichen. Falls notwendig, kann die FLC selbst Beweise auf der Grundlage von Internetrecherchen, Marktrecherchen, Best-Practice-Beweisen als Screenshots oder in anderen Formen dokumentieren, oder den Begünstigten darum ersuchen. Unterhalb von 5 000 € netto sollte dies aber eher die Ausnahme als die Regel sein (Anwendung nur in nicht eindeutigen Fällen).

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.4.3.2.b.b, 5.5.3.2.b.b

Bei Ausgaben unter dem nationalen Schwellenwert, jedoch über 5 000 EUR netto müssen die Begünstigten angemessene Marktrecherchen durchführen und dokumentieren. Im Handbuch für Antragsteller wird als Beispiel das Einholen von mindestens drei unabhängigen Angeboten genannt. Der Marktpreis kann jedoch z.B. auch durch die Nutzung zentraler E-Procurement-Dienste belegt werden. Wenn der Begünstigte sich für das Einholen von unabhängigen Alternativangeboten entscheidet, sind grundsätzlich mindestens drei anzugefordern. Es ist jedoch akzeptabel, wenn weniger als drei Angebote eingehen. In Märkten, wo der potenzielle Bieterkreis klein ist, können auch weniger als drei angeforderte Angebote reichen. Solche Fälle sind jedoch hinreichend zu begründen.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.4.3.2.b.a, 5.5.3.2.b.a

Nein, das ist nicht notwendig.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 3.9.l und 5.4.3.2.b.b

Die hausinterne Vergabe von Unteraufträgen ist von den geltenden Vorschriften für öffentliche Vergabe im Sinne von Artikel 12 der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates ausgenommen, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

1. Der öffentliche Auftraggeber übt über die betreffende juristische Person eine ähnliche Kontrolle aus, wie über seine eigenen Dienststellen;
2. mehr als 80 % der Tätigkeiten der kontrollierten juristischen Person dienen der Ausführung der Aufgaben, mit denen sie von dem die Kontrolle ausübenden öffentlichen Auftraggeber oder von anderen von diesem kontrollierten juristischen Personen betraut wurden
3. und es besteht keine direkte private Kapitalbeteiligung an der kontrollierten juristischen Person, mit Ausnahme nicht beherrschender Formen der privaten Kapitalbeteiligung und Formen der privaten Kapitalbeteiligung ohne Sperrminorität, die in Übereinstimmung mit den Verträgen durch nationale gesetzliche Bestimmungen vorgeschrieben sind und die keinen maßgeblichen Einfluss auf die kontrollierte juristische Person vermitteln.

Von den geltenden Vorschriften für öffentliche Vergabe ausgenommen zu sein, bedeutet, dass wenn Auftrage hausinternen vergeben werden, weder ein Vergabeverfahren durchgeführt werden muss, noch Alternativangebote einzuholen sind. Der hausinterne Subunternehmer darf jedoch nur die tatsächlichen Kosten für die erbrachten Dienstleistungen berechnen, d.h. nur die Herstellungskosten, die bei ihm angefallen sind.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.4.3.1.b (Fußnote 21) und 5.5.3.1.c (Fußnote 24), Directive 2014/24/EU

Die Belege und Beilagen für den Partnerbericht sind der FLC in elektronischer Form vorzulegen (in das eMS System hochzuladen und/oder auf einem elektronischen Datenträger zu übergeben).

Bei Dokumenten, die ursprünglich elektronisch erstellt wurden, wird es bevorzugt, sie nicht auszudrucken und einzuscannen, sondern in den Berichten die elektronische Version zu verwenden oder ggfls. PDF-Dateien aus dem Dokument zu erstellen. Es sollen nur Dokumente gescannt werden, für die keine elektronische Originalversion verfügbar ist. Dokumente müssen nicht unbedingt in Farbe gescannt werden, es ist aber stets eine Scanauflösung zu wählen, die ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Lesbarkeit und Dateigröße ermöglicht.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Implementierungshandbuch 3.3.5.1.a

Dokumente, die elektronisch erstellt werden, sollten nicht ausgedruckt und wieder eingescannt,  sondern die elektronische Version verwendet werden (ggfls. kann eine PDF-Datei aus dem Dokument erstellt werden). Es sollen nur Dokumente gescannt werden, die im Original nicht elektronisch vorliegen. Das Scannen muss nicht unbedingt in Farbe erfolgen, es ist aber stets eine Scanauflösung zu wählen, die einen guten Kompromiss  zwischen Lesbarkeit und Dateigröße ermöglicht.

Bei großen elektronischen Dokumenten ist es grundsätzlich möglich, sie in schlechterer Qualität zu speichern (z. B. mit einer geringeren Auflösung). Komprimierung (ZIP, RAR) kann manchmal auch helfen, obwohl bei den Formaten JPG und PDF in der Regel keine wesentliche Komprimierung erreicht werden kann.

Die Umsetzung des Projekts kann an dem Tag beginnen, der im Antragsformular als Projektstart festgelegt wird. Dieses Datum wird auch im EFRE-Vertrag festgehalten. Die Partnerberichte über die Vorbereitungsphase und die erste Berichtsperiode (inklusive des Finanzberichts und der anknüpfenden Rechnungen) können nach Unterzeichnung des EFRE-Vertrags durch die VB und den LP bei dem zuständigen Kontrollorgan von erster Instanz (FLC) vorgelegt werden.

Die FLC hat 3 Monate Zeit, um die von den Partnern vorgelegten Ausgaben zu bescheinigen. Beachten Sie jedoch, dass die meisten, für das Österreich-Ungarn-Programm zuständigen FLCs die dreimonatige Frist um den Zeitraum des Klärungsbedarfs/der Mangelbeseitigung verlängern (bei der ungarischen FLC ist dies in der dreimonatigen Frist inbegriffen).

Der Lead Partner sollte mit der Erstellung des Projektberichts unverzüglich beginnen, nachdem Informationen zum Inhalt der Aktivitäten und Resultate vorliegen. Der LP muss also nicht warten, bis alle Partnerberichte zertifiziert sind, sondern kann mit dem Zusammenstellen des Projektberichts beginnen, nachdem die Partnerberichte verfügbar sind oder nach Ende der besagten Projektperiode, sobald die erforderlichen Informationen bekannt sind. Auf diese Weise kann der Projektbericht im Prinzip direkt nach dem Vorliegen der Partnerzertifikate finalisiert werden. Gemäß EFRE-Vertrag sollten die Projektberichte vom LP 5 Monate nach Ende des betreffenden Zeitraums beim GS eingereicht werden.

Der vom GS geprüfte Bericht wird an die VB und die Bescheinigungsbehörde weitergeleitet. Die Auszahlung durch die Bescheinigungsbehörde erfolgt spätestens 90 Tage nach Einreichung des jeweiligen Projektberichts bei dem GS.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Implementierungshandbuch 3.2, 3.3.10, 3.4.8

Das eMS System wird in vielen Interreg-Programmen verwendet, die Druckvorlagen sind jedoch programmspezifisch und müssen von den einzelnen Programmen selber programmiert werden. Da sowohl Partner- als auch Projektberichte auf elektronischem Wege an die nächste Verarbeitungsphase weitergeleitet werden, hält das Programm die Bereitstellung von Druckvorlagen nicht für notwendig.

Der Status des Projekts und der Berichte ist in der Berichtsübersicht auf eMS online stets sichtbar.

Seit Ende Sommer 2019 sind die Benachrichtigungen an die User in eMS aktiviert.

Die Projektträger müssen ihre Aktivitäten vorfinanzieren. Die erste EFRE-Zahlung an die LP (und durch den LP an die anderen Partner) erfolgt, nachdem der erste Projektbericht von allen relevanten Programmstellen bestätigt wurde. Die Erstattung der Vorbereitungskosten an den LP (als Pauschalbetrag von 5000 € oder ggfls. Erstattung der tatsächlichen Kosten bei Infrastrukturprojekten) erfolgt zusammen mit der Auszahlung für die erste Berichtsperiode. Üblicherweise dauert das mindestens ein halbes Jahr nach Ende der ersten Berichtsperiode oder ein Jahr nach Projektstart (bei Berichtsperioden von 6 Monaten).

Das Programm bietet keine Vorauszahlung an.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Implementierungshandbuch 3.2

Das Kommunikationshandbuch des Programms enthält alle relevanten Anforderungen.

Die Mindestanforderungen an Sichtbarkeitselemente gelten für jedes Projekt, die Begünstigten können aber darüber hinaus ihre eigene visuelle Identität entwickeln. Die Bereitstellung von Brief- und Präsentationsvorlagen durch das Programm würde zu sehr einschränken, und wird daher nicht als notwendig erachtet. Wenn Sie das vom Programm erstellte Interreg-Projektlogo für Ihre Vorlagen verwenden, können Sie die Sichtbarkeitsanforderungen einfach erfüllen.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Kommunikationshandbuch 3 und 4

Es gibt keine besonderen Sichtbarkeitsanforderungen für die Kommunikation in sozialen Medien. Wir empfehlen Ihnen, das Interreg-Projektlogo oder Ihr eigenes Projektlogo und die EU-Flagge in Ihrem Titelbild zu verwenden.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Kommunikationshandbuch 3 und 4

Manchmal wird das Interreg-Projektlogo oder das Programmlogo mit anderen Logos kombiniert (damit ist auch der Fall gemeint, wenn Sie ein eigenes Projektlogo verwenden). In diesem Fall darf das EU-Emblem (Flagge), das Teil des Interreg-Projektlogos oder des Programmlogos ist, nicht kleiner als die Größe (Höhe oder Breite) des größten Logos auf derselben Seite oder Oberfläche sein.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Kommunikationshandbuch 4.3

Die Projektträger werden angeregt, (zumindest) kurze Berichte über ihre öffentlichen Veranstaltungen und andere Erfolge auf ihrer Microsite oder auf ihrer eigenen Homepage zu veröffentlichen.

Die Anforderungen des Programms hinsichtlich Dokumentation des Prüfpfads richten sich nach der gewählten Abrechnungsmethode für die Personalkosten. Die einschlägigen Mindestanforderungen sind im Förderfähigkeitshandbuch enthalten.

Aufgrund der unterschiedlichen nationalen (und teilweise regionalen) Regeln und Verfahren können jedoch die genaue Form und der genaue Inhalt der Unterlagen des Prüfpfads je nach Mitgliedstaat und Region unterschiedlich sein. Der Download-Bereich der Programmwebseite enthält spezifische Dokumente zur Abrechnung der Personalkosten für österreichische Projektpartner, einschließlich Berechnungsblättern für die Personalkosten und Richtlinien für alle Abrechnungsmethoden. Ebenso steht ungarischen Projektpartnern ein Leitfaden inkl. Anhängen für die Berichtslegung zur Verfügung, darunter auch eine Vorlage zur Abrechnung der Personalkosten. Achten Sie bitte darauf, immer die aktuellste Version dieser Dokumente zu verwenden!

Bitte konsultieren Sie Ihre FLC-Stelle zur Frage, in welcher Form die dem Partnerbericht beizufügenden Dokumente eingereicht werden sollen.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.1.3.1 + 5.1.3.2.a, 5.1.3.2.b.a, 5.1.3.2.b.b.1, 5.1.3.2.b.b.ii, 5.1.3.2.c, sowie 5.1.5

Die im Zeiterfassungssystem (Arbeitszeiterfassung) erfassten Daten zu den im Projekt geleisteten Arbeitsstunden sollten dem Projekt klar zuordenbar sein. Sofern keine ernsthaften Zweifel an der Arbeit des betreffenden Mitarbeiters bestehen, sieht das Programm keinen Grund, eine zusätzliche Begründung für die auf dem Arbeitszeitnachweis verzeichneten Stunden zu verlangen.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.1.3.2.b und 5.1.3.2.c

Dem Controller müssen keine Unterlagen vorgelegt werden, wenn die Personalkosten pauschal erstattet werden.

Die Begünstigten müssen es nicht dokumentieren, dass die Personalkosten angefallen sind und gezahlt wurden oder der Pauschalbetrag realistisch ist. Außer der Berechnung des Pauschalbetrages aus den direkten Kosten hat auch der Controller hier nichts zu überprüfen (auch nicht eine eventuelle Doppelfinanzierung oder ob der Betrag dem Grundsatz der Sparsamkeit, Effizienz und Effektivität gerecht wird).

Der Begünstigte muss jedoch im Rahmen des Antrags und im ersten Bericht einen Nachweis erbringen, dass er mindestens einen Mitarbeiter hat. Wenn es der zuständige Controller für notwendig erachtet, können auch später erneut Beweise verlangt werden. Die Richtigkeit des Dokuments, laut dessen der Begünstigte über Mitarbeiter verfügt, kann von jedem Kontrollorgan überprüft werden.

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.1.4.2

Folgende Personalkosten sind nicht förderfähig:

• Ungerechtfertigte Ad-hoc-Gehaltserhöhungen oder Boni für Projektzwecke
• Sachleistungen
• unbezahlte freiwillige Arbeit
• Zahlungen an Einzelunternehmer

Hinweis auf die Programmhandbücher

Förderfähigkeitshandbuch 5.1.3.1, 3.9.n und 3.9.o

Die dem Arbeitgeber von der Sozialversicherung (in Ungarn) erstatteten Zahlungen sind  nicht förderfähig, da diese Ausgaben schlussendlich nicht beim Projektpartner anfallen.