Szerződéskötés
ÁLTALÁNOS
A szerződéskötést előkészítő ülésen szó esik a szerződés megkötését megelőzően elvégzendő feladatokról, és a projekt megvalósításához kapcsolódó legfontosabb szabályokról és elvárásokról.
A projekt és a Program képviselői közötti személyes találkozás egyben elősegíti a partnereknek a projekt megvalósításával kapcsolatos szándékainak jobb megértését és a Program részéről felmerülő követelmények tisztázását. A tisztázást követően esetleg kisebb módosítások válhatnak szükségessé a pályázat tartalmában. E módosítások célja a projekt gördülékeny megvalósításra és jelentéstételre való felkészítése.
Tipikus tisztázandó elemek lehetnek a projekt célstruktúrája, különösen a projekt fő kimenetei (amik a projekt és a Program közötti legközvetlenebb kapcsolatot jelentik), a közvetlen kimenetek (Deliverables) és a célcsoportok. Az információcsere, az esetleg elvégzendő apróbb módosítások és pontosítások révén a projektgazdák a jelentésekben egyszerűbben tudják bemutatni a projekt eredményeit.
KÖLTSÉGVETÉS
A projektgazdáknak a szerződéskötési fázisban ki kell tölteniük a " Személyi költség adatlap"-ot a projektben ténylegesen foglalkoztatott személyek adataira vonatkozóan, beleértve mindenkinél a személyi költség elszámolására választott módszert. Az illetékes RK-val (és rajta keresztül közvetetten az FLC-vel) folytatott konzultáció során időnként kiderül, hogy az eredetileg kiválasztott elszámolási módszer mégsem megfelelő.
Mivel a személyi költség elszámolási módszer módosításának lehetősége erősen korlátozott, ezért a pályázati űrlapon eredetileg kiválasztott módszert általában legkésőbb az adott személyhez kapcsolódó személyi kiadásokról való első jelentésben lehetséges megváltoztatni. A későbbi bonyodalmak elkerülése érdekében kérjük, kövesse az RK ezzel kapcsolatos tanácsait!
ELŐLEG
A 126/2016. Kormányrendelet alapján az ERFA-finanszírozás maximum 50% vagy 100%-ának megelőlegezésre jogosult magyarországi projektpartnereknek külön forintszámlát kell nyitniuk minden egyes projekt részére, amelyben részt vesznek.
Hivatkozás a program útmutatóira
126/2016 Korm. rend.
Nem, a magyar kormány automatikus társfinanszírozásának igénybevételéhez (ami szervezettől függően a projektartneri költségvetés 10% vagy 15%-a) a 126/2016. Kormányrendelet nem írja elő külön euro-számlák nyitását.
Hivatkozás a program útmutatóira
126/2016 Korm. rend.
IDŐTERV
A projektgazdáknak már a pályázat benyújtásakor tisztában kell lenniük azzal, hogy mind a projekt jóváhagyása, mind a szerződéskötés időigényes folyamat, az első ERFA-kifizetésre pedig gyakran sokáig kell várni. A projekt futamidejének meghatározásakor célszerű ezt tekintetbe venni.
Közismert, hogy egyes projektpartnerek stabilabbak pénzügyi szempontból, és így képesek a projekt előfinanszírozására, míg másoknak erősebben kell az aláírt szerződésekre támaszkodniuk. Ettől függetlenül a VP (és az összes többi projektpartner) felelős azért, hogy oly módon koordinálja a projektet, hogy annak közös megvalósítása és a közös eredmények létrehozása lehetővé válhasson!
A projekt futamidejének meghosszabbítását illetően az IH javaslata az, hogy az erről való döntést halasszák a projekt utolsó időszakaszára, amikor már jobban látható, hogy tényleg szükséges-e a hosszabbítás, és ha igen, milyen mértékben. A projekt indulásának bármely okból történő elhúzódásakor ez sok esetben még nem ítélhető meg.