Projektmegvalósítás

A 1303/2013 / EU rendelet 125. cikke (4) bekezdésének b) pontja alapján a kedvezményezetteknek a műveletekhez kapcsolódó valamennyi pénzügyi tranzakció tekintetében külön elszámolási rendszert vagy megfelelő számviteli kódot kell alkalmazniuk.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 3.1

A projekt kapcsán felmerülő költségek általánosságban a projekt indulásától kezdődően számolhatók el. A projekt kezdési időpontja nem lehet korábbi, mint a pályázati űrlap benyújtásának napja.

A projektindulás előtti időszakból csak az előkészítési költségek számolhatók el, vagyis az 5000 eurós egyösszegű átalány, illetve bizonyos esetekben az infrastrukturális projektek tényleges (előkészítési) költsége.

Mindenkor ügyelni kell rá, hogy a jogalap (a megrendelés) és a szolgáltatás is a projekt futamidején belülre essen (a pályázati űrlapon rögzített projektkezdés és befejezés dátuma közötti időszakra). Kivételt képeznek ez alól az infrastrukturális projektek tényleges költség alapú előkészítési költségei, ahol a jogalap (megrendelés) dátuma legkorábban az előkészítés munkacsomag kezdete lehet.

Hivatkozás a program útmutatóira

Pályázati kézikönyv 1.3,Elszámolhatósági kézikönyv 3.5 és 3.6

Költségek elszámolására legkésőbb 2022. december 31.-ig van lehetőség.

Projektszinten a költségek elszámolhatósága a projekt pályázati űrlapon megadott végét követő második hónap végén zárul. Ez azt jelenti, hogy a szolgáltatóknak a projekt végét követően még két hónap áll rendelkezésre a számlák kiállítására, a kedvezményezett pedig ezalatt fizetheti ki azokat, valamint rendezhetik a személyi kifizetéseket. A második hónap végéig minden kifizetésnek meg kell történnie.

Ha nyomós érvek szólnak amellett, hogy a projektspecifikus célok vagy a fő kimenetek a projekt futamidejének meghosszabbítása nélkül nem érhetők el, akkor a hosszabbítási kérelmet minimum 1 hónappal (de inkább 2-3 hónappal) a projekt vége előtt kell benyújtani. A hosszabbításhoz az IH jóváhagyása szükséges.

2022. december 31-én túlmenően sem a projekt futamideje, sem az elszámolhatósági időszak (a kifizetéseket is beleértve) nem hosszabbítható meg.

Hivatkozás a program útmutatóira

Pályázati kézikönyv 1.3,Elszámolhatósági kézikönyv 3.5,Megvalósítási kézikönyv 4.6.3

Az 1303/2013/ EU rendelet 71. cikk rendelkezései szerint az infrastrukturális vagy termelő beruházást magában foglaló projektnél a kedvezményezettnek történő utolsó kifizetéstől számított öt éven belül nem történhet olyan lényegi változás, amely jelentősen kihat a projekt természetére vagy tartalmára. Az Irányító Hatóságot haladéktalanul értesíteni kell a projekt természetében, célkitűzéseiben vagy végrehajtási feltételeiben bekövetkezett minden lényeges változásról (pl. tulajdonátszállás egy másik jogi személyre, a tevékenység megszüntetése). Bár a projekteknek általánosságban törekedni kell eredményeik lehető legnagyobb tartósságára, a fenti speciális követelmény csak az infrastrukturális vagy termelő beruházásokat megvalósító projektekre vonatkozik.

A fentieken túlmenően a projekt eredményeit a kedvezményezettnek történő utolsó kifizetéstől számított öt éven belül nem szabad értékesíteni vagy eredeti céljuktól eltérően használni.

Hivatkozás a program útmutatóira

ERDF contract §17,1303/2013/EU rendelet §71.

A jelentéstételi időszak hosszát a prokjektpartnerek határozzák meg; azt már a pályázati űrlapon is rögzíteni kell, azzal, hogy legalább évente egyszer kötelező jelentést benyújtani, viszont a Program nem javasolja az évi háromnál több jelentéstételi időszak alkalmazását.

Hivatkozás a program útmutatóira

Pályázati kézikönyv 2.5.3

A partnerszintű jelentés tartalmi részét akkor is értelemszerűen ki kell tölteni, ha a partnernek az adott jelentéstételi időszakban nem merültek fel költségei.

Bár előfordulhat, hogy egyes partnerek valamelyik jelentéstételi időszakban nem tüntetnek fel kiadásokat a jelentésükben, a Program feltételezi, hogy azért aktívan részt vesznek a partnerség munkájában. A vonatkozó számlák későbbi időpontban is kiállíthatók és rendezhetők. Az is lehetséges, hogy bizonyos tevékenységek ingyenesen, vagy más partnerek költségén valósulnak meg. Ha a partner egy adott időszakban valamilyen okból egyáltalán nem végzett tevékenységet, úgy ezt hitelt érdemlően indokolni kell. A partnerszintű jelentést attól függetlenül ki kell tölteni, hogy az esetleg "nullás”, és annak hitelesítése is megtörténik az FLC részéről.

Fontos információ, hogy az FLC amellett, hogy hitelesíti a partnerek kiadásait, ellenőrzi az egyes partnerek felelősségi körébe tartozó különféle projektrészek megvalósulását is.

A projektjelentés összeállításánál a partnerszintű jelentés tartalmi része is fontos információforrás a VP számára.

Hivatkozás a program útmutatóira

Megvalósítási kézikönyv 3.3.1

Az „utazás és szállás” költségvetési kategória a partnerszervezetek munkatársainak utazási és szállásköltségeinek elszámolására szolgál. Ha egy PP utazást szervez a projekt célcsoportja részére, akkor annak költségét a „külső szakértők és szolgáltatások” költségvetési sorban kell feltüntetni. Ilyenkor általában célszerű utazásszervezőt megbízni, a költségkategóriára vonatkozó elszámolhatósági követelmények betartásával (beleértve a piaci ár vonatkozó értékhatár szerinti igazolását is). Arra nincs mód, hogy a projektpartnerek az egyes résztvevők menetjegyeit vagy az általuk megtett kilométereket megtérítsék.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.3.1

A projektben felmerült kiadásokat alapvetően annak az időszaknak a jelentésében kell szerepeltetni, amikor azok felmerültek. Ha azonban ez valamilyen oknál fogva nem történt volna meg, úgy későbbi időszak jelentésébe is bekerülhetnek.

Hasonló a helyzet, ha az FLC valamelyik kiadást nem hitelesíti (pl. formai hiba miatt), és a bizonylatokat félreteszi. Az ilyen számlák nem vesznek el a projekt számára. Ha a partner a későbbiekben tisztázni tudja az FLC-vel azok megalapozottságát, akkor az adott tételek egy későbbi jelentés kiadásaival együtt is hitelesíthetők.

Hivatkozás a program útmutatóira

Megvalósítási kézikönyv 3.3.10

Az ellenőrzési feladatok elvégzésére kijelölt szervek (első szintű ellenőrzés - FLC) a következők:
Ausztriában:

• Burgenland: Burgenlandi Regionális Management
• Alsó-Ausztria: Alsó-ausztriai Tartományi Kormányhivatal
• Stájerország: Stájerországi Tartományi Kormányhivatal
• Bécs: Bécs Város 27. magisztrátusi osztálya

Magyarországon:

• Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft.

Az FLC köteles minden egyes tevékenységet és számlát az elszámolhatósági szabályok és a jóváhagyott pályázati űrlap alapján ellenőrizni.

Ha az FLC úgy ítéli meg, hogy egy adott tevékenység konkrét gyakorlati megvalósítása nem kapcsolódik a projekthez, van rá lehetősége, hogy az annak kapcsán felmerülő kiadásokat ne hitelesítse.

Másrészt az is előfordulhat, hogy a projekt egyes céljai eléréséhez olyan tevékenység válik szükségessé, illetve rendelkezik egyértelmű hozzáadott értékkel, amely a pályázati űrlapon nincs kifejezetten nevesítve. Ilyenkor az FLC saját hatáskörében dönthet a kapcsolódó kiadások hitelesítéséről (feltéve, hogy a többi elszámolhatósági feltétel, pl. a dokumentáció, a megfelelő finanszírozás rendelkezésre állás, stb. teljesül).

A projektpartnerek a jelentés áttekintőben látják a jelentés FLC általi hitelesítésének dátumát, a korrekciókat és a kiadások listájában a hitelesített összeget. A PP-k felhasználói hozzáférése a hitelesítés nyomtatott/beszkennelt/feltöltött verziójának elérését jelenleg nem teszi elérhetővé, a Program szempontjából ugyanis ez nem szükséges, mivel a VP a költségigazolásokat ezektől függetlenül beteheti a projektszintű jelentésekbe.

A magyar kedvezményezetteknek a kapott ERFA-visszatérítéseket a megelőlegezett költségek szerződés szerint visszafizetése érdekében a „Nyilatkozat a jóváhagyott és átutalt költségekről” című nyomtatványon be kell jelenteniük az FLC felé. A visszafizetendő összegek és a határidők meghatározása ennek alapján történik.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolási segédlet magyar projektpartnerek számára

Az audit nyomvonal dokumentálására vonatkozó általános követelmények költségkategóriánként eltérőek, és pl. a személyi költségek elszámolására választott módszer vagy a beszerzés értéke szerint is különböznek. A Program vonatkozó minimumkövetelményeit az Elszámolhatósági kézikönyv vonatkozó részei tartalmazzák.
A következő kulcsszavakat keresse: "Specifications, reporting and audit trail" ("Specifikációk, jelentéstétel és ellenőrzési nyomvonal").

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.1.3.1, 5.1.4.2, 5.2.3, 5.3.3, 5.4.3, 5.5.3, 5.6.3

A számlákon, illetve az azokkal egyenértékű bizonyító erejű számviteli bizonylatokon alapvetően a következő információknak kell szerepelnie:

• a program neve
• a projekt száma
• a projekt rövid neve

Számlamásolatok és elektronikus számlák csak abban az esetben fogadhatók el, ha az eredeti számla a fenti három kötelező elem közül legalább kettőt tartalmaz, egyébként az ellenőrzést az eredeti számla alapján kell elvégezni, és az FLC-nek azt bélyegzővel érvénytelenítenie kell. A fenti szabályok nem zárják ki az olyan számlák (vagy más, azzal egyenértékű bizonyító erejű számviteli bizonylatok) benyújtását, amelyek a felsorolt elemeket nem tartalmazzák, annyit mondanak ki, hogy ilyen esetekben az eredeti számlát be kell nyújtani az FLC-nek, amely bélyegzővel érvényteleníti azt (elektronikus számla vagy másolat nem jön számításba).
Más szóval, ha az elektronikus számla (vagy más, azzal egyenértékű bizonyító erejű számviteli bizonylat) vagy a számlamásolat a fenti három elem közül kettőt tartalmaz, úgy azt az FLC-nek el kell fogadnia.

Ezen túlmenően nyilván a nemzeti jogszabályok számlákra vonatkozó követelményei is betartandók.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 3.4

Ha egy projekt valamely részét egy másik projekt finanszírozza (egy másik program keretében), akkor a megosztott finanszírozás ésszerű felosztási kulcsát, és (amennyiben releváns) annak könnyen érthető számítási módszerét (beleértve a megalapozott alátámasztásokat és magyarázatokat), a lehető leghamarabb rendelkezésre kell bocsátani. Nagy infrastrukturális projektek esetén ezeknek az információknak már a pályázatban is szerepelniük kell. Ha a megosztott költség kisebb tételeket érint (pl. közös rendezvény vagy kiadvány), akkor a költségmegosztás számítási módját a partnerszintű jelentéssel együtt kell benyújtani.
A pályázat mellékleteként minden partnernek be kell nyújtania a projekt futamideje során általuk végrehajtott (benyújtott és jóváhagyott) nemzeti és uniós finanszírozású projektek listáját. Változás esetén (ha újonnan nyer el egy projekt támogatást) a listát frissíteni kell. Nagyobb szervezetek, mint pl. egyetemek vagy közintézmények számára elegendő, ha a projektben részt vevő tanszék/szervezeti egység szintjén szolgáltatnak információt.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 3.2.1

Az Ausztria-Magyarország Interreg Programban a projektpartnerek a projekt keretében egymásnak megbízásokat nem adhatnak. A projektpartnerek nem számlázhatnak kölcsönösen egymásnak.

Ezért speciális szabályok vonatkoznak arra az esetre, ha az egyik projektpartner a többi partner nevében tesz lépéseket, és így más projektpartnerek által is felhasznált közvetlen kimenetek (Deliverables) kapcsán közös kiadások keletkeznek a projektben (pl. konferenciák, weboldal, projektmenedzsment, szolgáltatások, termékek, építési munka eredménye, stb.).

Ha a partnerek valamelyik számlát megosztják egymás között, akkor a felelős FLC által előzetesen jóváhagyatott írásbeli megállapodást kell kötniük (ezt el kell juttatni a KT-hez). Az elsődleges (a számlát eredetileg kifizető partnerhez kapcsolódó) FLC leigazolja a számla teljes összegét, a partnerek pedig megfizetik a rájuk eső részt annak a partnernek, aki a számlát eredetileg rendezte.

Ha két vagy több partner közösen bonyolít le közbeszerzési eljárást, akkor ennek során be kell tartaniuk a 2014/24 / EU irányelv 38. és 39. cikke rendelkezéseit.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 3.2.2

Utazási költség elszámolásához a kontrollernek az alábbi dokumentumokat kell benyújtani:

1. a munkavállaló(k) kiküldetésének engedélyezése, amely tartalmazza az úticélt, továbbá a kiküldetés első és utolsó napját;
2.  kiadási bizonylatok, a kiküldetést alátámasztó dokumentumok (pl. utazási iroda számlája, repülőjegy, ill. vonatjegy, beszállókártya);
3. a munkatárs által viselt költségek megtérítésére vonatkozó dokumentumok, akár napidíj, akár a tényleges költségelszámolás alapján, a kedvezményezett szervezet belső szabályaival összhangban. Tényleges költség alapú elszámoláskor a költségeket igazoló valamennyi dokumentumot be kell nyújtani (pl. busz/metrójegy, bizonylat az elfogyasztott ételről, stb.);
4.  Ha az utazás gépkocsival történik (a munkavállaló saját autójával vagy a szervezet kocsijával), úgy mellékelni kell a menetlevelet, a megtett távolság, a nemzeti vagy intézményi szabályok szerinti egységnyi költség, valamint a teljes költség feltüntetésével;
5.  Egyéb alátámasztó dokumentumok (pl. meghívó, napirend).
6.  A kedvezményezett által közvetlenül rendezett költségek kifizetésének és/vagy a munkatárs részére történő visszatérítésének igazolása (pl. a kedvezményezett megbízható számviteli rendszeréből származó kivonattal, vagy bankszámlakivonattal).

A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvére tekintettel a legköltséghatékonyabb közlekedési módot kell választani.

A kiküldetés időtartamának igazodnia kell annak céljához.

A napidíjaknak összhangban kell lenniük a nemzeti szabályozással és a kedvezményezett belső szabályzatával, de nem haladhatják meg a vonatkozó európatanácsi rendeletben megállapított összegeket.
A programterületen kívülre eső utazási és szállásköltségnek vagy kifejezetten szerepelnie kell a jóváhagyott pályázati űrlapon, vagy ha ott nem szerepel, akkor az IH-val/KT-val előzetesen jóvá kell hagyatni.
A külső szakértők és szolgáltatók utazási és szállásköltsége csak a külső szakértői és szolgáltatási költségkategóriában téríthető meg.

A kifizetésre kerülő napidíj összegét csökkenteni kell, ha az adott költséget az intézmények belső szabályzatai szerint részben harmadik fél viselte.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.3.3

A kedvezményezettnek a választott utazási módot és útvonalat főszabály szerint indokolnia kell. Az úthoz kapcsolódó utazási és szállásköltségnek összhangban kell lennie a projekt tartalmával. Ezzel egyidejűleg az FLC-től bizonyos rugalmasság várható el. A Program azt javasolja, hogy az ellenőrzésre irányuló erőfeszítések legyenek összhangban a kiadások nagyságával.

Amennyiben a projektpartner szervezetén belül megengedett, úgy a kiküldetés engedélyeztetése utólagosan is történhet.

A Program nem nyújt általánosan érvényes irányadó értékeket az utazási és szállásköltségek gazdaságossága tekintetében. Ha azonban az érintett projektpartner szervezet általánosan érvényes belső szabályokat állapít meg a szállás és/vagy utazási költségek értékhatáraira vonatkozóan, vagy ha léteznek idevágó nemzeti vagy regionális szabályok, akkor az FLC-támaszkodjon ezekre. Az irányadó értékek hozzájárulhatnak az utazási és szállásköltségek egyszerűsített jelentéséhez és ellenőrzéséhez.

Az irodai és az adminisztrációs költségekre vonatkozóan semmilyen dokumentumot nem kell a kontroller felé benyújtani, és nekik sem kell ellenőrizniük semmit (sem a kettős finanszírozást, sem pedig, hogy az összeg megfelel-e a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveinek) azon kívül, hogy az összeg a közvetlen költségeknek megfelelő mértékben kalkulálva szerepel-e a jelentésben.

Az irodai és adminisztrációs átalány kiszámításához kizárólag a hitelesített személyi költség összege szükséges.

Az irodai és adminisztrációs költségkategóriában (5.2.1 a-l) felsorolt költségelemek nem téríthetők meg más kategóriában, még abban az esetben sem, ha a projektpartner úgy dönt, hogy az irodai és adminisztrációs költségátalányt nem veszi igénybe.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.2.3 és 5.2.1

A külső szakértők, előadók, üléselnökök és szolgáltatók utazási és szállásköltségei a „külső szakértők és szolgáltatások” költségvetési sorban számolhatók el. Az utazási költség viseléséről az adott szolgáltatásról szóló szerződésben vagy írásos megállapodásban rendelkezni kell.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.4.1.n (5.3.3.1.g)

A külső szakértői, illetve egyéb szolgáltatást a kedvezményezett szervezeten kívüli állami, illetve magánszervezet vagy természetes személy nyújtja. A „külső szakértők és szolgáltatások” kategóriában a projekt végrehajtásához közvetlenül kapcsolódó egyes feladatok vagy tevékenységek elvégzéséhez igénybe vett külső szakértők és szolgáltatók olyan költségei számolhatók el, melyek szerződés vagy írásos megállapodás alapján, számla vagy kifizetési kérelem formájában merülnek fel.

Az e kategóriában elszámolható szolgáltatások listáját és az elszámoláshoz szükséges dokumentáció részleteit az Elszámolhatósági kézikönyv tartalmazza.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.4

Az alkalmazandó eljárás meghatározásához a tervezett beszerzés értékét meg kell becsülni. Ha pl. a becsült beszerzési érték a közbeszerzés nemzeti értékhatár alatt van, úgy 5000 € felett a Program szabályait kell alkalmazni a piaci ár igazolásakor. Közbeszerzési értékhatár felett a vonatkozó nemzeti jogszabályokat kell alkalmazni. A beszerzési értékbecslést nemzeti értékhatár felett dokumentálni kell. Bár jogilag nem kötelező, célszerű lehet a dokumentációt az értékhatárhoz csak közelítő összegeknél is elkészíteni. Ha bizonytalannak érzi magát a tennivalókat illetően, célszerű lehet egy közbeszerzési szakértő bevonása.

Ahhoz a jelentéshez, melyben a közbeszerzési szakértő által kiállított számla szerepel, (a teljesítés igazolásaként) mellékelni kell a beszerzési dokumentációt, melyet ilyen esetben nem kell újra benyújtani a beszerzett szolgáltatás teljesítésére vagy a leszállított eszközre vonatkozó számla mellékleteként.

Nettó 5 000 euró (ÁFA nélküli) beszerzési érték alatt további dokumentum nem szükséges, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvét viszont alkalmazni kell. Ha a kontroller valamit hiányol, további dokumentációt vagy bizonyítékot kérhet (pl. internetes keresés eredménye, a piac feltérképezése más módon, bevált gyakorlatok képernyőfotóval való igazolása, vagy más dokumentációs formák.) Fontos, hogy tilos a közbeszerzési értéket az 5000 eurós küszöb megkerülésére mesterségesen felosztani.

Nettó (ÁFA nélkül) 5 000 euró beszerzési érték felett a kedvezményezettnek megfelelő piackutatást kell végeznie és azt dokumentálnia kell (pl. ajánlatok bekérése - minimum három független ajánlattevőtől, központosított e-beszerzési szolgáltatások felhasználásával). Amennyiben a legjobb ajánlatot választják ki, a pontos odaítélési szempontokat is be kell nyújtani, minden más esetben a legolcsóbb ajánlatot kell elfogadni. Ha valamely hasonló szolgáltatás ugyanolyan feltételek mellett kerül megrendelésre, akkor az összehasonlító árajánlatok beszerzésétől el lehet tekinteni, amennyiben a piaci árat az elmúlt 36 hónapban legalább egyszer ellenőrizték.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.4.3.2.b.a és b.b, 5.5.3.2.b.a és b.b

Nem, (ÁFA nélkül) 5 000 € alatti beszerzések esetében nem minden esetben szükséges az ár megfelelőségét igazoló dokumentáció.
Nettó 5000 € (ÁFA nélküli) beszerzési érték alatt nem kötelező az árak megfelelőségének igazolására összehasonlító árajánlatokat vagy egyéb dokumentumokat benyújtani az FLC felé. Ez különösen a szokványos szolgáltatásokra, illetve a tömegtermelésben gyártott eszközökre igaz, amelyekre nézve a piaci árakról nyilvánosan elérhető információ áll rendelkezésre. Ilyenkor az FLC a kiadásokat további dokumentumok bekérése nélkül hitelesítheti.

Ez természetesen nem jelenti azt, hogy a kedvezményezett a projekt keretében akármilyen áron tetszése szerinti dolgokat vásárolhat, ha az ár nettó 5000 € alatt van. A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének való megfelelés azt jelenti, hogy a szolgáltatás illetve eszköz árának összhangban kell lennie annak értékével, és az általánosan érvényes piaci árakkal. Az FLC vagy a kedvezményezett gyakorlatában felmerült korábbi esetek elégségesek lehetnek a kiadások ellenőrzéséhez. Ha szükségesnek tartja, az FLC saját maga is gyűjthet bizonyítékot az interneten, végezhet piackutatást, utánanézhet a bevált gyakorlatoknak, és ezeket képernyőfotón vagy más dokumentációs formában rögzítheti, illetve erre a kedvezményezettet is megkérheti. Nettó 5000 € alatt azonban ez inkább csak a nem egyértelmű esetekben fordul elő.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.4.3.2.b.b, 5.5.3.2.b.b

A nemzeti értékhatár alatti, de nettó 5000 eurót meghaladó kiadások esetén a kedvezményezettnek el kell végeznie a piac megfelelő feltérképezését, és ezt dokumentálnia is kell. A Megvalósítási kézikönyv az árajánlatok bekérését, például legalább három független ajánlatot említ példaként. A piaci ár bizonyítható azonban pl. központi e-beszerzési szolgáltatások használatával is. Ha a kedvezményezett a független árajánlatok bekérésének módszerét választja, általánosságban legalább három ajánlatot kell bekérni. Elfogadható azonban, ha háromnál kevesebb ajánlat érkezik be. Olyan piacokon, ahol az ajánlattevők potenciális köre kicsi, még a háromnál kevesebb árajánlat bekérése is elfogadható, de az ilyen eseteket megfelelően indokolni kell.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.4.3.2.b.a, 5.5.3.2.b.a

Nem, ez nem szükséges.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 3.9.l és 5.4.3.2.b.b

A „házon belüli” (in-house) alvállalkozói szerződések az alábbi feltételek együttes teljesülése esetén
a 2014/24 / EU európai parlamenti és tanácsi irányelv 12. cikke értelmében mentesülnek az egyébként alkalmazandó közbeszerzési szabályok alól:

1. az ajánlatkérő szerv olyan kontrollt gyakorol az érintett jogi személy felett, amely hasonló ahhoz a kontrollhoz, amelyet saját szervezeti egységei felett gyakorol;
2. a kontrollált jogi személy tevékenységeinek több mint 80 %-át a kontrollt gyakorló ajánlatkérő szerv által vagy az ajánlatkérő szerv kontrollja alatt működő más jogi személyek által rábízott feladatok teljesítése teszi ki;
3. nincs közvetlen magántőke-részesedés a kontrollált jogi személyben az olyan nem kontrolláló és nem blokkoló jellegű magántőke-részesedés kivételével, amely a nemzeti jogszabályi előírások teljesítésére szolgál a Szerződéssel összhangban, és amely nem jár befolyással a kontrollált jogi személy felett.

Az alkalmazandó közbeszerzési szabályok alóli mentesítés azt jelenti, hogy a házon belüli beszerzés esetén nem kell közbeszerzési eljárást lefolytatni, illetve alternatív árajánlatokat gyűjteni. A házon belüli alvállalkozó azonban csak a ténylegesen felmerülő költségeit számíthatja fel, ami csak a felmerült előállítási költségeket jelenti.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.4.3.1.b (21. lábjegyzet) és 5.5.3.1.c (24. lábjegyzet),2014/24/EU direktíva

A partnerszintű jelentéseket alátámasztó dokumentumokat elektronikus formában kell benyújtani az FLC-nek, mindegy, hogy ez az eMS rendszerbe való feltöltéssel történik, vagy elektronikus adathordozón adják át azokat.

Az eredetileg elektronikus úton előállított dokumentumokat célszerű nem kinyomtatni és beszkennelni, hanem a jelentésekben az elektronikus változatot használni, illetve szükség esetén PDF változatot készíteni a dokumentumokból. Szkennelésre csak olyan dokumentum esetében kerüljön sor, amelynek nincs eredeti elektronikus változata. A dokumentumokat nem kötelező színesben beszkennelni, viszont mindenképpen olyan szkennelési felbontást kell választani, amely jó kompromisszumot biztosít az olvashatóság és a fájlméret között.

Hivatkozás a program útmutatóira

Megvalósítási kézikönyv 3.3.5.1.a

Nagyméretű elektronikus dokumentumokat általában gyengébb minőségben (például alacsonyabb felbontással) is el lehet menteni. Esetenként a tömörítés (ZIP, RAR) is segít, bár JPG és a PDF formátumban általában nem érhető el jelentős tömörítés.

A projekt megvalósítása a pályázati űrlapon a projekt kezdő dátumaként megjelölt napon kezdődhet meg, mely nap az ERFA-szerződésben is rögzítésre kerül. Az előkészítési időszakról és az első jelentéstételi időszakról készülő partnerszintű jelentés (pénzügyi jelentéssel és a kapcsolódó számlákkal együtt) az ERFA szerződés IH és VP általi aláírását követően nyújtható be az első szintű ellenőrző szervnél (FLC).

Az FLC-nek három hónapja van arra, hogy a partnerek által előterjesztett költségeket hitelesítse, azzal, hogy az Ausztria-Magyarország Programban sok FLC a három hónapos határidőt azzal az időszakkal meghosszabbítja, amelyet a kérdéses dolgok tisztázása illetve a hiánypótlás igénybe vesz (magyar FLC-k esetén mindez a három hónapos határidőn belül történik).

A vezető partner a projektszintű jelentés készítését azonnal megkezdheti, amint a tevékenységek tartalmára és az eredményekre vonatkozó információ rendelkezésre áll. Ez azt jelenti, hogy az VP-nek nem kell megvárnia, amíg minden partnerszintű jelentés hitelesítése megtörténik, hanem amint ezek a jelentések rendelkezésre állnak, illetve amint a jelentéstételi időszak végét követően a szükséges információ rendelkezésre áll, megkezdheti a projektszintű jelentés összeállítását. Ily módon a projektszintű jelentés elvben közvetlenül a partnerszintű hitelesítések rendelkezésre állása után véglegesíthető. Az ERFA-szerződés szerint a VP-nek a projektszintű jelentéseket az időszak végétől számított öt hónapon belül kell benyújtania a KT-nek.

A jelentést a KT dolgozza fel, majd továbbítja azt az IH és az Igazoló Hatóság (IgH) felé. Az IgH a kifizetést legkésőbb a projektszintű jelentésnek a KT-hez történő benyújtásától számított 90 napon belül teljesíti.

Hivatkozás a program útmutatóira

Megvalósítási kézikönyv 3.2, 3.3.10, 3.4.8

Az eMS rendszert ugyan számos Interreg programban használják, a nyomtatható sablonok azonban programspecifikusak, azokat minden programnak saját magának kell programoznia. Mivel mind a partner-, mind a projektszintű jelentések elektronikus úton kerülnek továbbításra a feldolgozás következő állomására, ezért a Program nem tartja szükségesnek nyomtatható sablonok biztosítását.

A projekt és a jelentések állapota az eMS online rendszerben a beszámoló áttekintőben mindenkor látható.

2019. nyár vége óta működik az eMS értesítési rendszere.

A projektgazdáknak a tevékenységüket elő kell finanszírozniuk. A VP felé az első ERFA-kifizetésre (és az VP részéről a partnereknek felé) azt követően kerül sor, hogy az első projektszintű jelentést valamennyi illetékes programhatóság elfogadta. Az előkészítési költség (5000 € egyösszegű átalány, vagy egyes esetekben az infrastrukturális projektek tényleges költsége) az első jelentési időszakra vonatkozó kifizetéssel együtt kerül átutalásra a VP részére, ami rendszerint minimum fél évvel az első jelentéstételi időszak vége vagy egy évvel a projekt indulása után történik meg (ha a jelentéstételi időszak 6 hónapos).

A program előleget nem fizet.

Hivatkozás a program útmutatóira

Megvalósítási kézikönyv 3.2

A Program Kommunikációs kézikönyve az összes vonatkozó követelményt tartalmazza.

A láthatósági elemekre vonatkozó minimumkövetelmények minden projektre érvényesek, a kedvezményezettek azonban ezen túlmenően saját projektjük vizuális identitását is kialakíthatják. Ha a Program levél- és prezentációs sablonokat bocsátana rendelkezésre, ez túlságosan bekorlátozná a mozgásteret, ezért nincs rájuk szükség. A láthatósági követelmények könnyen teljesíthetők a Program által biztosított Interreg projektlogó használatával a projekt saját dokumentumsablonjain.

Hivatkozás a program útmutatóira

Kommunikációs kézikönyv 3 és 4

A közösségi médiában való kommunikációra vonatkozóan nincs semmilyen speciális láthatósági követelmény. A projekt profilképében javasolt az Interreg projektlogó, vagy a projekt saját logója és az uniós zászló használata.

Hivatkozás a program útmutatóira

Kommunikációs kézikönyv 3 és 4

Az Interreg projektlogót (vagy a projekt saját fejlesztésű logóját), illetve a programlogót esetenként más logókkal együtt alkalmazzák. Ilyenkor az Interreg projektlogó vagy a programlogó részét képező uniós jelkép (zászló) szélességben vagy magasságban nem lehet kisebb, mint az ugyanazon az oldalon vagy felületen található legnagyobb másik logó.

Hivatkozás a program útmutatóira

Kommunikációs kézikönyv 4.3

A projektgazdákat arra bíztatjuk, hogy a Program által biztosított projekt aloldalon (microsite) vagy saját honlapjukon tegyenek közzé (legalább) rövid beszámolókat nyilvános rendezvényeikről és más eredményeikről.

A Program részéről az ellenőrzési nyomvonal dokumentálására vonatkozóan támasztott követelmények a kiválasztott elszámolási módtól függnek. Az ezzel kapcsolatos minimális követelmények az Elszámolhatósági kézikönyvben találhatók.

A nemzeti (és részben regionális) szinten eltérő szabályok és eljárások miatt azonban az ellenőrzési nyomvonal dokumentumainak formája és tartalma részleteiben tagállamonként és régiónként eltérő lehet. A Program weboldalán a „letöltés” menüpont alatt külön dokumentumok találhatók az osztrák projektpartnerek személyi költségeinek elszámolásához, többek között a személyi költség adatlapok és az összes elszámolási lehetőségre és módszerre vonatkozó útmutató. Ugyanígy a magyarországi projektpartnerek számára is található útmutató és a jelentések mellékletei (a személyi költség adatlapot is beleértve). Kérjük, mindig az adott dokumentum legfrissebb változatát használja!

A partnerszintű jelentéshez csatolandó dokumentumok formai elvárásaival kapcsolatban az FLC nyújt tájékoztatást.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.1.3.1 + 5.1.3.2.a, 5.1.3.2.b.a, 5.1.3.2.b.b.1, 5.1.3.2.b.b.ii, 5.1.3.2.c, valamint 5.1.5

A munkaidő-nyilvántartásban (jelenléti íven) csak olyan, munkaidőre vonatkozó adat rögzíthető, mely egyértelműen kapcsolódik a projekthez. Amíg nem merül fel komoly kétség az egyes munkavállalók munkájával kapcsolatosan, addig a Programra nem várja el a munkaidőnyilvántartásban szereplő munkaórák további alátámasztását.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.1.3.2.b és 5.1.3.2.c

Ha a személyi költség átalányösszegben kerül elszámolásra, akkor nem kell dokumentációt benyújtani a kontrollernek.

A kedvezményezettnek nem kell dokumentálnia, hogy a személyi költség felmerült-e, kifizették-e, illetve hogy az átalány összhangban van-e a tényleges ráfordítással. Az átalányösszeg közvetlen költségből való kiszámításán túl a kontrollernek nem kell semmit ellenőriznie (sem a kettős finanszírozás kérdését, sem azt, hogy az összeg megfelel-e a hatékony és eredményes gazdálkodás elvének).

A kedvezményezettnek azonban a pályázat részeként igazolnia kell, hogy legalább egy főt alkalmaz. Ezt az első jelentésben ismételten igazolni kell. Amennyiben az illetékes kontroller indokoltnak tartja, a későbbiekben is kérheti ennek igazolását. Az igazolás valóságtartalmát bármely ellenőrzésre jogosult szerv vizsgálhatja.

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.4.1.2

Az alábbi személyi költség nem számolható el:

• Indokolatlan alkalmi fizetésemelés vagy bónusz a projekt céljaihoz kapcsolódóan
• természetbeni juttatások
• ellentételezés nélkül végzett önkéntes munka
• egyéni vállalkozók felé történő kifizetések

Hivatkozás a program útmutatóira

Elszámolhatósági kézikönyv 5.1.3.1, 3.9.n és 3.9.o

A társadalombiztosítás által a munkáltatónak megtérített összeg (Magyarországon) nem számolható el, mivel e költség végsősoron nem merül fel a projektpartnernél.